,kju

Советы по работе в Word

Извольте предоставить-с Вам моё собрание советов по работе в Word-e/Excel-e и других «полутипографских» программах. Я уже несколько лет-с слишком часто работаю/учу других работе в Word-e/Excel-e. За это время-с мне удалось собрать несколько малоизвестных вещей по их использованию. Прочитайте их. Маловероятно, что вы-с знаете их все, поэтому что-то может оказаться полезным.

Это собрание-c опубликовано в виде статьи в журнале «Домашняя лаборатория» за февраль 2008 года. Журнал можно скачать-c здесь: http://homelab.atspace.com/journal.html

Спуск полос. Если вам нужно, чтобы Word напечатал книжку на листах формата А4 с двух сторон по две страницы формата А5 на каждой стороне листа, то выберите: «Файл→Параметры страницы→Зеркальные поля→ОК»; «Файл→Печать→(Масштаб) число страниц на листе→2 страницы: (Страницы) номера→16,1,2,15,14,3,4,13,12,5,6,11,10,7,8,9» — для 1 блока по 16 стр. «32,17,18,31,30,19,20,29,28,31,22,27,26,23,24,25» — для 2 блока по 16 стр. и т.д. Вся книжка будет состоять из блоков по 16 страниц, напечатанных на 4 листах А4 с двух сторон. Листы перегибаются пополам и вкладываются друг в друга по номерам страниц. Последний блок в книжке может быть укороченным и состоять из 3, 2 или 1 листа, поэтому и номера страниц для него нужно пересчитать отдельно. Такую книжку удобно переплести как настоящую из типографии. Более подробно об этом можно прочитать в интересной и обстоятельной статье по адресу: http://klirik.narod.ru/izdat/articles/sp.htm. Примечание: начиная с версии Word2000. В меню Файл→Параметры страницы есть пункт «несколько страниц», где можно выбрать «брошюра».
Авторский лист — это единица измерения текста и изобразительного материала, которая выражается в печатных знаках, строках или квадратных сантиметрах. Обычно 1 авторский лист (а.л.) в научных работах равен 40000 печатных знаков. Для того чтобы можно было сравнивать печатные объемы книг, отпечатанных на бумаге различных форматов, введено новое определение печатных работ — условный печатный лист. Им стал печатный лист формата 60x90 см. Для перевода физического печатного листа в условный печатный лист необходимо объем издания в печатных листах умножить на переводной коэффициент (отношение площади физического печатного листа к площади условного печатного листа 60x90 см.). Переводные коэффициенты: 60x84 — 0,93; 70x100 — 1,29; 70x90 — 1,17; 70x108 — 1,40; 75x90 — 1,26; 84x108 — 1,68. Например, объем книги формата 84x108/32 — 5 п. л. Условно-издательский лист — это единица объема текста и изобразительного материала. По размеру условно-издательский лист не отличается от авторского листа. Условно-издательский лист (у.и.л.) служит для подсчета объема всего печатного материала (авторский текст, колонцифры, издательское предисловие, оглавление и т.д.). Таким образом, объем печатного издания принято указывать в условных печатных листах. Следует знать, что в одном и том же печатном листе может уместиться материал различного объема, что зависит от размеров шрифта, количества знаков в строке, количества строк на странице, размера полей, плотности набора.
По умолчанию принтеры сначала печатают страницы документа, начиная с первой. Вроде бы все верно, но в некоторых принтерах (это справедливо для струйных принтеров) распечатанные листы выходят лицевой стороной вверх и, таким образом, первая страница документа оказывается в самом низу распечатки. Приходится вручную пересортировывать страницы. Ладно, если страниц немного, а если в документе более сотни страниц? Есть простое решение: нужно в настройках принтера задать обратный порядок печати. Чтобы проверить и установить соответствующие параметры для принтера, в меню Файл выберите команду Печать. Откроется одноименное диалоговое окно. Нажмите кнопку Параметры (внизу диалогового окна). В открывшемся окне на вкладке Печать в группе Режим печати установите флажок на параметре. В обратном порядке. Теперь все страницы будут печататься, начиная с последней страницы.
Word неверно расставляет полуторный интервал. Точно его выставить можно в меню «Формат→Абзац→Интервал междустрочный» «Минимум»-«18».
В Word над горизонтальной прокруткой есть маленькая кнопочка (над стрелкой прокрутки документа вверх). Если потянуть её вниз, то можно разделить документ на два окна. Этот режим удобен для сверки разных страниц документа одновременно.
Если поместить указатель мыши в пространство между страницами, то он примет особую форму. Кликнув левой кнопкой можно выключить отображение полей. Этот режим удобен для чтения книг.
Формат doc файла Word менялся. Так в Word 6.0, 95, 97 он примерно один. В Word 2000, ХР, 2003 другой. И в Word 2007 он уже совсем другой. Универсальным форматом документа между различными версиями Word остался только rtf. Поэтому им следует воспользоваться, если надо передать файл человеку, у которого возможно установлена старая версия Word, либо установлен альтернативный офисный пакет.
Формат файла документа часто содержит избыточные данные (например, промежуточные правки). Поэтому сохранение документа под новым именем может уменьшить размер «разбухшего» документа.
Двойной клик мыши на пустом месте листа — помещает курсор в это место. Для оформления шапок, места для подписей, размещения рисунков также удобны таблицы с невидимой сеткой.
Удобно приучить себя работать в Word в режиме отображения скрытых символов. Делается это при помощи кнопки «непечатаемые символы» на панели инструментов.
Кнопка «Формат по образцу» на панели инструментов позволяет копировать оформление (параметры шрифта, абзаца и т.д.). Для этого надо поставить курсор в текст с нужным оформлением, нажать кнопку «Формат по образцу». При этом курсор примет форму кисти. Теперь этой кистью надо выделить блок текста, оформление которого надо сменить.
Иногда Вам может попасть текст в Word который либо очень неумело набирали, либо коряво конвертировали из «Plain Text». В таком тексте в конце каждой строки стоит знак конца абзаца, а выравнивание сделано набором бесконечного числа пробелов. Такой текст форматировать очень сложно, при изменении размера бумаги, шрифта или отступов текст расползается в разные стороны и выглядит очень неаккуратно. Простые манипуляции в 5 минут приведут Ваш текст в гораздо более удобный для восприятия.
Выбираем «Replace» (Ctrl-H). В «Find What» ставим два пробела, в «Replace With» ставим 1 пробел, нажимаем «Replace All». Повторяем «Replace All» до тех пор, пока есть что-то что заменять. Все, от лишних пробелов мы избавились. Теперь с абзацами. Выбираем «Replace» (Ctrl-H). В «Find What» ставим «^p^t» — т.е. поиск конца параграфа + табуляция, заменяем на «^i^t» — т.е. на переход на другую строку + табуляция — это будут наши начала абзацев. Избавляемся от всех концов абзацев заменяя все «^р» на один пробел. Формируем абзацы — заменяем все «^1» на «^р». Все, теперь текст гораздо более близок к формату Word и над ним можно выполнять стандартные команды форматирования.
Если вы не можете определиться с параметрами шаблона документа. То следующие параметры можете использовать как стандарт. Поля: верхнее — 2, нижнее — 2, левое — 3, правое — 1,5. Шрифт: Times New Roman 14 пт. Интерлиньяж одинарный. Отступ красной строки — 1,5 см.
Шрифты бывают с засечками (серифами) и без них. Типичным представителем шрифта с засечками является шрифт Times New Roman, а без засечек — Arial. Засечки создают иллюзию слитности букв в слове и облегчают восприятие текста психологически, глаз «глотает» слово целиком. Шрифт с засечками применяют обычно для написания текстов, которые будут выведены шрифтом стандартного размера. Для очень мелких тестов используют бессерифные шрифты, так как при очень сильном уменьшении серифы сливаются и текст становится нечитаемым. Попробуйте сами написать текст шрифтом 14 пт, а затем уменьшайте размер до 6 пт. Проведите эксперимент как для шрифта Times, так и для шрифта Arial. Вы сами заметите, который из них лучше подходит для написания обычного текста и текста мелкого размера. Текст очень крупного размера (плакаты) также лучше смотрится при написании бессерифным шрифтом.
@ — коммерческое at, ~ — титло, # — диез, & — амперсанд, ^ — циркумпфлекс, / — косая черта (слэш), — обратная косая черта (бэкслэш), ’ — апостроф.
При компьютерном наборе используется англо-американский типографский пункт (point), равный 0,3528 мм. При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяют шрифты следующих кеглей: цицеро — кегль 12 п. (именно шрифтом этого размера (цицеро) некогда впервые были набраны знаменитые речи Цицерона, и он рекомендован как один из наиболее удобочитаемых), корпус — кегль 10 п., боргес (гражданский) — кегль 9 п., петит (маленький) — кегль 8 п., нонпарель (несравненный) — кегль 6 п. Значительно реже (лишь в специальных видах изданий или для заголовков) применяют следующие шрифты (по кеглю): бриллиант (четверть цицеро) — кегль 3 п., диамант (полупетит) — кегль 4 п., перл (жемчуг) — кегль 5 п., миньон (любимый) — кегль 7 п., миттель (средний) — кегль 14 п., терция (одна треть квадрата) — кегль 16 п., текст — кегль 20 п. (шрифтом этого размера (текст) был набран текст библии Гутенберга, одной из первых печатных книг).
Чтобы просмотреть начертания знаков шрифта, а также его удобочитаемость можно использовать фразу “Съешь ещё этих мягких французских булок, да выпей чаю”, которая содержит все буквы русского алфавита кроме “Ж”. Кстати именно эта фраза используется в панели управления Windows при предварительном просмотре шрифтов.
Для автоматической нумерации таблиц, рисунков используют поле «seq». Его можно найти в меню «Вставка→Поле... →Seq». В дальнейшем это поле достаточно копировать и вставлять в новое место. Номера рисунков или таблиц будут меняться автоматически.
Для автоматического создания оглавления надо выбрать «Вид→Структура». И с помощью появившихся кнопок пометить строки с названиями пунктов, придавая им атрибут заголовков. Для сборки оглавления надо выбрать «Вставка→Ссылка→Оглавление и указатели...».
До Word 2007, в нем нет функций создания библиографических списков. Поэтому надо поступать таким способом. Добавлять перекрестную ссылку на абзац («Вставка→Ссылка→Перекрестная ссылка»). В этом случае при изменении номера абзаца (а это и есть номер в списке) изменяется и номер в тексте. Для того, что бы в тексте указывался только номер абзаца необходимо в параметрах ссылки указать — короткий номер. Единственное, что ссылки не обновляются автоматически. Необходимо выполнять обновление поля вручную, или обновлять все поля перед печатью/сохранением (Сделать это можно, например, выделив весь документ (Ctrl+A) и нажав F9).
Если у вас много документов и тяжело найти нужный быстро, то лучшим решением будет установка локального поисковика. Например, бесплатный Google Desktop. А после установки Office рекомендую удалять из автозагрузки программы «Быстрый запуск MS Office» и «Быстрый поиск файлов».
Если вы работаете с большим количеством документов, загруженных в Word, постоянно изменяя многие из них, но вполне может возникнуть ситуация, что вам, скажем, надо срочно отойти от компьютера. Естественно, есть опасения, что в случае, когда наступит сбой в электропитании или иная неприятная ситуация, может произойти потеря несохраненных данных. Но как сохранить все документы? По одному — но их много, и время уйдет немало. Закрыть Word и сохранять все по очереди? Тоже не быстро. Лучше нажмите Shift и кликните мышью на меню Файл — вы увидите там новый пункт меню: Сохранить все (или Закрыть все), который и следует выбрать в такой ситуации.
Наиболее часто встречающиеся опечатки исправит функция Автозамена («Сервис→Автозамена»). Если существует слово, которое часто вводится неправильно, можно ввести в окне Автозамены правильную и неправильную версии его написания. После того, как это будет сделано, Word будет исправлять ошибку автоматически, не спрашивая разрешения пользователя. Кстати говоря, Автозамену можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь слов и предложений. Так, например, если вам часто приходится набирать фразу «Microsoft Office», введите ее в окне Автозамены как правильный вариант, а как неправильный — «Miс». Теперь после набора этих трех букв появится целая фраза.
Если вам нужно добавить сноску в документ, поместите курсор там, где вы хотите ее добавить и выберите «Вставка→Ссылка→Сноска». В диалоговом окне Сноски в группе «Положение» выберите переключатель «сноски:» и нажмите кнопку «Вставить». Напечатайте свою сноску в текстовой области, которая появится внизу страницы.
Выделение текста. Клик левой клавишей мышки на левом отступе документа: одинарный — выделить строку, двойной — выделить абзац, тройной — выделить весь текст, одинарный при нажатом Ctrl — выделить весь текст. Выделение мышью при нажатом Alt выделяет вертикальный блок. Для выделения предложения с помощью мыши, удерживайте кнопку Ctrl и кликайте левой кнопкой мыши на предложении которое хотите выделить.
Полужирный текст — нажимаем Ctrl+B. Выключается аналогично. Курсивный текст — Ctrl+I. Подчёркнутый текст — Ctrl+U. Выравнивание абзацев: влево — Ctrl+q, вправо — Ctrl+r, по центру — Ctrl+e, по формату — Ctrl+j, печать документа — Ctrl+P.
Всегда включайте автоматическую расстановку переносов слов в документе, чтобы избежать слишком разреженных строк. Для этого надо войти в меню «Сервис», подменю «Язык», выбрать пункт «Расстановка переносов» и отметить соответствующую опцию. К тому же в этом же подменю имеет смысл щёлкнуть на пункте «Выбрать язык» и убедиться, что у вас правильно задан язык документа. Некоторые слова, однако, Word не умеет переносить правильно. В этих словах в позиции, где можно выполнить перенос, следует вставлять символ мягкого переноса, нажимая клавиши <Ctrl>+<->. Этот перенос будет иметь больший приоритет по сравнению с вставляемыми автоматически. Если же в каких-то абзацах переносы нежелательны (например, в заголовках), то для этих абзацев можно запретить автоматический перенос, войдя в меню «Формат», пункт «Абзац», вкладка «Положение на странице» и отметив соответствующую опцию. Word всегда стремится переносить слова с дефисом на месте дефиса, даже если автоматический перенос слов запрещён. Иногда этого разрыва желательно избежать (например, 1-й номер). Для этого вместо обычного дефиса используйте неразрывный, нажимая комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<->.
Если надо избежать разрыва строк между какими-то словами, то следует вместо обычного пробела ставить символ неразрывного пробела с помощью комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+<Space>. Такую связку слов уместно делать, например, между фамилией и инициалами, названием величины и её обозначением (масса т) , значением величины и её размерностью (25 кг) . В последнем случае имеет смысл сделать пробел к тому же тонким, чтобы значение и размерность смотрелись как единое целое. Проще всего выделить этот пробел и пометить как нижний индекс, нажав клавиши <Ctrl>+<=>. Отмечу также, что неразрывные пробелы в Word'e являются ещё и нерастяжимыми, то есть при выравнивании строчек в абзаце по ширине они не растягиваются, в отличие от обычных пробелов. К сожалению, в Word'e нет неразрывного растяжимого пробела. В некоторых ситуациях может потребоваться указать явным образом Word'у, где надо переходить на другую строку внутри абзаца. Для этого вставьте в нужном месте символ «разрыв строки», нажав <Shift>+<Enter>.
Преобразование текста, в котором конец строки обозначен символом «конец абзаца». Метод работает, если в начале абзаца есть красная строка (в подобных текстах обычно обозначаемая несколькими пробелами в начале строки). В противном случае конец строки от конца абзаца отличит только автор текста, и то не всегда. Так вот, если красная строка все-таки есть, то после символа перевода строки, обозначающего конец абзаца, идут пробелы (на следующей строке). Соответственно, делаем замену пары символов «перевод строки+пробел» на что-нибудь, чего в тексте ну точно не встретится, например «жыжыжы». После этого заменяем все оставшиеся переводы строки на пробелы, получая сплошной текст, потом «жыжыжы» обратно на перевод строки, разбивая текст на абзацы, потом делаем несколько итераций замены пары пробелов на один пробел, пока есть чего заменять. Всё, текст готов.
В текстах, полиграфически грамотно подготовленных, можно встретить минусы, дефисы и два рода тире: короткое тире (en-dash) -- и длинное тире (em-dash) . Короткие тире обычно используются при указании диапазона, например, «страницы 13--34», а также в контекстах, вроде «Рис. А--12». Длинное тире используется в качестве знака пунктуации в предложениях это то самое тире, что в этом предложении. Короткое тире, подобно дефисам, обычно не имеет пробелов ни с одной из сторон. Это же касается длинного тире в англоязычных текстах, а при наборе текстов на русском языке следует, напротив, помнить о пробелах с двух сторон длинного тире. В Word'е, чтобы поставить дефис, нажмите клавишу <->, для короткого тире используйте комбинацию <Ctrl>+<Gray->, для длинного — <Ctrl>+<Alt>+<Gray->(клавиша <Gray-> — это клавиша со знаком «-» на дополнительной цифровой панели клавиатуры). Минус в тексте лучше изображать в шрифте Symbol.
Хотите развлечься. Наберите в Word: «Хочу избежать службу в армии» — и проверьте правописание. Наберите: «=rand(200,99)» — и нажмите «enter». Если в русском Word написать фразу ««правоспособность»-«способность» лица иметь гражданские права и нести обязанности» (без кавычек), он немедленно закрывается, без объяснения причин.
Не применяйте для форматирования текста и выравнивания формул пробелы! Для выравнивания текста в текстовом процессоре есть специальные команды выравнивания (по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине). «Красная» строка задаётся параметром форматирования абзаца «отступ первой строки». В MS Word отступы легко производятся перетягиванием мышкой бегунков на линейке или установкой параметров в настройках «Формат→Абзац→Отступы и интервалы». Например, при написании шапки заявления установите выравнивание по левому краю и отступ слева более половины ширины рабочей области листа. Для написания формул используйте стиль абзаца с установленными табулоотступами — в центре страницы с выравниванием по центру (на него будет позиционирована формула) и справа страницы с выравниванием по правому краю (на него будет позиционирован номер формулы). Между словами не нужно ставить более одного пробела, тем более не нужно ставить пробелы в слове для получения разреженного текста, это может повлиять на работу модуля проверки правописания или перенесёт часть слова на другую строку, если оно не будет помещаться в строке при изменении её ширины. Для получения эффекта сжатого или разреженного шрифта используйте настройки свойств шрифта (интервал шрифта). После знака номера «№» и параграфа «$» ставится неразрывный пробел. в сокращениях типа «и т. д., и т. п.» (или «и т.д., и т.п.»). Если уж вы вставляете пробел в этих сокращениях (что, в общем-то, верно), то позаботьтесь о том, чтобы он был неразрывным. Также неразрывным должен быть пробел, разделяющий порядки в больших числах типа 10 000 000 000 000…
Пробелами никогда не отбиваются от предшествующего числа знаки %, ‰, или показатели степени — ², ³, ^x, подстрочные индексы — Н₂О и математические знаки -, +, =, :, х. Пробел также не ставится после открывающей кавычки или скобки и перед закрывающей кавычкой или скобкой. Неразрывный пробел всегда ставится перед единицам и измерения (100 км) и после знаков #, §, ©.
При создании в MS Word документов, текст в которых разбит на колонки, нередко возникает проблема — как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты. Ведь Word по умолчанию делает первую колонку во всю высоту страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. Справиться с этой проблемой весьма просто: нужно вставить разрыв раздела документа — и баланс между колонками будет достигнут. Для этого передвиньте курсор на последней «колонизированной» странице в самый конец текста и в меню «Вставка» (Insert) выберите пункт «Разрыв» (Break). В открывшемся диалоговом окне выберите вариант «Начать новый раздел на текущей странице» (Continuous) и щёлкните кнопку «ОК» — колонки станут одинаковыми по высоте.
Кавычки. В русских текстах используются «ёлочки» или „лапки“: « … », „ … “. Во всех текстах на английском: “ … ”, ‘ … ’. Но ни в коем случае не знаки дюйма (которые могут использоваться только в верстке исходных кодов программ или в электронной переписке): " … ".
Нельзя писать номера телефонов на западный манер — то есть с одним дефисом (212-8506), нужно всегда писать с двумя (212-85-06). Еще раз проникнитесь мыслью, что оформление страницы определяется не (не только) картинками, фоном и цветовыми решениями, а представлением текста. Приятность чтения, изысканный стиль текста непроизвольно отмечается взглядом, фиксируется в подсознании, и заставляет снова и снова посещать толково оформленную страницу. И наоборот, неплохой по содержанию текст, но бездарно оформленный, вызывает скрытое раздражение и неприязнь с соответствующим занесением вас в «неизбранное».
У Артемия Лебедева выложена программа Типограф http://www.artlebedev.ru/tools/typograf/, точнее, не программа, а скрипт, работающий в онлайновом режиме. Все, что от вас требуется — скопировать в буфер подготовленный к публикации текст и вставить его в окно скрипта. Потом нажать кнопку «Оттипографить» и скопировать из окна скрипта готовый идеально вылизанный стильно оформленный текст. И все это совершенно бесплатно, то есть даром, и безо всяких дурацких навязчивых регистраций, подтверждений, что вы согласны с правилами, что не хотите получать рассылку и прочих атрибутов всяких копеечных бездарных проектов. Просто слов нет от восхищения — сделали чудную вещь, выложили — пользуйтесь все на здоровье! Это пример сетевой жизни, образец ведения бизнеса и человеческих отношений.
Чтобы сменить регистр букв или сделать первую букву заглавной, совсем не обязательно набирать текст заново или лезть в меню «Формат» — «Регистр». Попробуйте другой вариант — сочетание клавиш <Shift>+<F3>. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного — всё слово целиком будет состоять из прописных букв, после третьего нажатия — опять из строчных. Этот способ действует и для выделенного текста.
Вставка текста без сохранения его оригинального форматирования. После выделения текста на html-страничке и вставки его в документ Word'а наблюдается неприятное явление: чужеродный шрифт, форматирование абзацев и гиперссылки портят аккуратное оформление документа. Это происходит из-за того, что Word по умолчанию после нажатия <Ctrl>+<V>, <Shift>+<Ins> или кнопки «Вставить» помещает в документ текст из буфера обмена с сохранением оригинального форматирования html-документа, что не всегда приятно. Альтернатива — «Специальная вставка» из меню «Правка». Достаточно выбрать там «Неформатированный текст» — и Word забудет, как выглядела исходная html-страница, вставив чистый текст без форматирования в ваш документ.
Если сетевой адрес не должен быть гиперссылкой Word очень чутко распознает сетевой адрес в тексте (например, www.kv.minsk.by) и сразу же после ввода — автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя в соответствии с шаблонами (по умолчанию — синяя и подчёркнутая гиперссылка). Если вы не хотите, чтобы она выделялась из окружающего текста — нужно сразу же после её ввода и «чудесного превращения» (в синюю и подчёркнутую) нажать <Ctrl>+<Z> или кнопку «Отменить» на Панели инструментов. Word отменит форматирование ссылки — и можно работать дальше. Если такое приходится делать часто — имеет смысл зайти в меню «Сервис→Автозамена» и на вкладке «Автоформат при вводе» убрать галочку с пункта «Заменять адреса и сетевые пути гиперссылками».
Использование стилей. Для форматирования документов Word обладает довольно мощным инструментом стилей. Вместо того чтобы форматировать абзацы или каждую строку в отдельности, можно установить некий стиль для определённых частей текста, а затем отформатировать стиль. Это весьма удобно при редактировании больших документов. Для выбора стиля нужно щёлкнуть на стрелке в правой части бокса со стилями и выбрать один из имеющихся пунктов. Однако при обычном щелчке Вы увидите лишь небольшой список стилей. А вот для того, чтобы был показан весь список стилей, содержащихся в шаблоне NORMAL.DOT, во время щелчка на стрелке нужно держать нажатой клавишу <Shift>. Размер и тип шрифта, задаваемые по умолчанию для документов Word'a, хранятся в файле шаблона NORMAL.DOT. Если Вам требуется их изменить, то сначала сделайте резервную копию этого файла (проще всего найти его с помощью команды «Поиск»). В меню «Формат» найдите «Стиль», в открывшемся диалоге выберите стиль, который нужно модифицировать (Обычный, Заголовок и т.п.) и нажмите кнопку «Изменить». Когда откроется диалог «Изменение стиля», щёлкните на «Формат», «Шрифт» и в новом диалоговом окне установите нужный шрифт и его размер. Закройте окно, нажав «ОК», и, вернувшись в диалог «Изменение стиля», установите флажки «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически» и нажмите «ОК». Возвратившись в диалог «Стиль», выберите следующий стиль, который нужно модифицировать, и повторите всю описанную процедуру. Когда все необходимые шрифты будут изменены в соответствии с Вашими планами, нажмите на кнопку «Применить», чтобы сохранить внесённые изменения в шаблон Normal.dot, который загружается каждый раз при старте Word'a. Таким образом, все выбранные Вами шрифты станут загружаемыми по умолчанию.
С помощью поля «=» Word может делать простые математические вычисления. Нажмите <Ctrl>+<F9> и впишите в поле код выражения, например: «=(10+16А0,5)*2». По нажатии <F9> поле обновится и вы увидите результат, равный 28.
Если Word не справляется с расшифровкой текста, и отображает его в виде кракозябликов, следует воспользоваться сторонней программой. Например, бесплатной программой Штирлиц IV.
Существуют программы для автоматического переключения раскладки. Если приучить себя к их использованию, то скорость набора только повышается. Примером такой программы служит бесплатная Punto Switcher.
Если требуется отобразить статистические данные на карте Европы или Мира, не обязательно устанавливать ГИС систему. Достаточно воспользоваться компонентом DATAMAP в Excel 95, 97, 2000. В последующих выпусках (Excel XP, 2003, 2007) такой функции нет.
Для статистической обработки данных в Excel требуется установить пакеты «Analysis Toolpak» и «Пакет анализа». Активировать их в меню «Сервис→ Надстройки». После этого появится пункт меню «Сервис→Анализ данных». (Для выполнения статистических расчетов также должен быть установлен и Visual Basic). Статистический анализ в Excel подойдет для большинства задач. Но не стоит забывать, что для серьезных задач нужны более серьезные программные средства. Такие как Sigma Plot, Sigma Stat, Statistica. К тому же и построение графиков в них находится на серьезном уровне, если вас перестали устраивать графики доступные в Excel.
В Excel при копировании формул можно воспользовавшись пунктом меню «Правка→Специальная вставка» скопировать как формулу, так и её значение. Специальная вставка допускает и обработку (трансформацию) данных, находящихся в буфере.
Формулу в Excel удобно набирать, используя мышь. Для этого все числа и математические знаки набирают с клавиатуры. А когда требуется ввести название ячейки, на ней просто щелкают мышкой.
Если мы выделим ячейки в Excel, то увидим чёрный квадратик в правом нижнем углу выделения (при выделении целиком столбца квадратик будет в правом верхнем углу, а при выделении строки — в левом нижнем), которым очень удобно пользоваться для целого ряда операций. Потянув мышкой за этот квадратик, можно заполнить смежные ячейки соответствующими значениями. Причём, если в выделенных ячейках содержался текст, то он будет копироваться в соответствующие смежные ячейки, а если был ряд чисел, то он будет продолжен с тем же шагом (например, если в выделенных ячейках было 1,3,5, то при движении мышкой вниз или вправо получим 7,9,11..., а при движении вверх или влево -1,-3,-5...), либо, если шаг ряда не постоянный, он будет продолжен из расчёта линейной аппроксимации (1,3,8 — вниз или вправо: 11,14.5,18..., вверх или влево: -3,-6.5,-10...). Если вам надо, чтобы ряд чисел просто копировался, то удерживайте нажатой клавишу <Ctrl> (отпускайте её после кнопки мыши). Если же удерживать клавишу <Shift>, то можно вставлять ячейки рядом с выделенными или удалять выделенные, захватывая их самих. Если была выделена только одна ячейка и в ней содержалось число, то поведение Excel обратное: без удержания клавиши <Ctrl> — простое копирование, с <Ctrl> — увеличение (уменьшение) на 1 значения в каждой следующей ячейке.
Для перехода по ячейкам таблицы есть кнопка Tab на клавиатуре. Но не все знают, что нажатие Tab при нахождении в последней ячейке таблицы добавляет ещё одну пустую строку к таблице.
Чтобы увидеть введённые формулы в Excel, не нужно бегать курсором по ячейкам и смотреть на содержимое каждой. Есть более простой способ вывести все формулы на экран — сочетание клавиш <Ctrl>+<4>.
При растягивании формулы на несколько ячеек в Excel происходит автоматическое изменение в них имеющихся ссылок на другие ячейки. Чтобы этого не происходило надо задавать адрес ячейки не в виде «А1», а так «$А$1».
Свет не сошелся клином на редакторе MS Word. Есть альтернативные бесплатные офисные пакеты под Windows и Linux — OpenOffice (Writer, Calc), GnomeOffice (AbiWord, Gnumeric) и другие.